Место голограммы в трудовой книжке

Содержание

Трудовое законодательство постоянно совершенствуется. Для того, чтобы облегчить работу руководителям организаций, были разработаны правила, согласно которым документы можно защищать от подделки специальной наклейкой. В статье поговорим о том, куда клеить голограмму в трудовой книжке 2019 года, и зачем нужны дополнительные защитные знаки.

Для чего используют голограммы

Важные документы защищают различными способами:

Печатью, штампом;
Личной подписью ответственного лица с расшифровкой;
Нанесением водяных знаков;
Использованием бумаги с отметками.

Не всегда этих способов достаточно, чтобы сохранить подлинность бланка. Одним из самых современных методов защиты документов является голограмма. Ее наносят не только на важные бумаги, но и на эксклюзивные товары. Некоторые организации используют наклейки для имиджа или вместо стандартной печати.

Гознак на протяжении 8 лет выпускает трудовые книжки с вкладышем, на котором находится голограмма. На одном листе расположены 6 стикеров. Эта наклейка защищает документы от подделок и исправлений. При попытке снять пленку, ее слои разрушаются. Работники кадровой службы долгое время не понимали, зачем голограмма в трудовой книге нужна, и куда ее клеить. Гознак опубликовал на официальном сайте разъяснительное письмо с инструкцией по применению.

Пример использования защищенных документов в организации:

Сотрудник фирмы грубо нарушил трудовую дисциплину, после чего руководитель принял решение о его увольнении;
В графе «Сведения о работе» указывается причина разрыва контракта, ставится печать и подпись директора;
На штамп предприятия наносится защитная голограмма;
Сотрудник, недовольный решением руководителя, пытается удалить наклейку и исправить данные в трудовой книге, из-за чего портит документ.

Защитная наклейка – это еще и способ подтверждения записей в трудовой книге сотрудника, а также печати и подписи работодателя.

Стоит отметить, что использование бланков и других юридически значимых документов с наклейками не регламентировано законодательством. Стандартный образец трудовой книги утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации №225 от 16 апреля 2003 года. Про обязательное использование дополнительных знаков для защиты в нем ничего не говорится. Голографическая пленка клеится по желанию директора организации.

Существует два способа нанесения знака на бумагу: ручной и автоматический. Первый метод используют для оформления больничных листов, страховых полисов. Второй – при выпуске денежных купюр, билетов, дипломов государственного образца.

Где получить

Голограмма представляет собой круглую серебристую наклейку с изображением герба России – двуглавого орла. На некоторые документы наносится прямоугольная голограмма, однако по своим функциям она не отличается от остальных. Самоклеящаяся пленка входит в комплект трудовой книги, и приобрести ее отдельно невозможно.

Новая трудовая книжка с защитой не продается в магазинах. Этот документ относится к специализированным типографическим товарам, поэтому купить его могут только юридические лица через посредников Гознака.

Список поставщиков, официально работающих с Гознаком, находится на официальном сайте предприятия. В разделе «Порядок обеспечения бланками трудовых книжек» указаны контактные данные оптовых компаний, реализующих товар. Работодатель может связаться с региональными представителями и уточнить места продажи документов.

Подделать бланки, отмеченные защитным знаком, очень сложно. При производстве используются секретные технологии. Большинство недобросовестных сотрудников пытаются удалить пленку, однако на бумаге остаются заметные следы.

Обратите внимание! За подделку документов предусмотрена уголовная ответственность.

Как приклеить голографический знак?

Многие работодатели, впервые увидев защищенные трудовые книги, не понимают куда нужно клеить пленку. Существует несколько правил использования голограмм, о которых необходимо знать:

Наносить наклейку можно только после заполнения бланка;
Защитный знак приклеивается на титульный лист документа. Таким образом, он подтверждает подлинность сведений о сотруднике и записи в трудовой книге;
Изображение орла на стикере не должно быть перевернуто. Пленку необходимо наносить аккуратно, не допуская образования складок;
Переклеивать знак запрещено. Неправильное нанесение испортит бланк, поэтому лучше заполнить новый.

Голографические наклейки в трудовой книге должны охватывать какую-либо важную информацию, например штамп предприятия или подпись руководителя.

Только директор предприятия или ответственное лицо имеет право приклеивать голограммы. В трудовой книге нет определенных мест для нанесения знаков, однако существуют наиболее уязвимые области, которые следует защитить:

Порядковый номер документа. Наклейку клеят рядом с цифрами, стараясь не закрыть их;
Образец подписи директора и владельца книжки;
Дата приема на работу, увольнения;
Персональные сведения о сотруднике.

На фото показано, как использовать голографические знаки:

Трудовая книга без наклейки

В продаже можно найти трудовые книжки двух видов: с голограммами и без них. Возникает вопрос, какой документ стоит приобретать? Министерство финансов, в частности подконтрольное ему объединение «Гознак», занимается производством трудовых книг и других государственных бланков. Следовательно, все документы, выпускаемые этой организацией, уже имеют необходимую степень защиты. Любой из этих видов бланков можно использовать для оформления сотрудников.

Заключение

Вопрос об обязательной защите трудовых книг голографическими наклейками еще не решен на законодательном уровне. Руководители организаций самостоятельно принимают решение об использовании знаков для сохранения подлинности документов. Следует помнить, что неправильное нанесение наклейки может испортить документ, поэтому работать с ней нужно аккуратно.

Уже более 8-ми лет Гознак России изготавливает особые клеящиеся пленки на документы, которые содержат полупрозрачные защитные элементы и саморазрушаются при попытке их снятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

По замыслу разработчиков, голограммы должны помочь работодателям обезопасить внесенные в трудовую книжку данные от правки или удаления. Однако до сих пор подавляющее большинство бланков поставляется без таких элементов.

Детально разберем в статье обязательно ли использование голограмм, где можно их заказать и куда наклеить.

Что говорит закон?

Найти официальные разъяснения о предназначении таких наклеек и правилах их использования достаточно проблематично, поэтому у специалистов кадровых служб нет однозначного мнения по данным вопросам.

Нормативная база

Требования по оформлению и учету трудовых книжек содержатся в 2-х основных законодательных документах:

в Трудовом кодексе РФ;
в Постановлении Правительства от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».

Ни в одном из этих нормативных актов нет сведений о голограммах и их применении.

Единственным официальным источником по данному вопросу является информационное письмо ФГУП «Гознак» от 27.01.2007.

В сообщении даны рекомендации по использованию защитных пленок при оформлении трудовых книжек сотрудниками кадровых служб и отделов.

Для чего нужна наклейка?

К бланку трудовой книжки может прикладываться от 1-ой до 6-ти голограмм вместе с инструкцией по их нанесению.

Согласно разъяснениям производителя ФГУП «Гознак», элементы выполняют 2 функции:

Причина использования	Преимущества
Гарантия подлинности бланков трудовых книжек	Голограммы достаточно тяжело подделать, поэтому нелегальные образцы документов не имеют их
Защита от внесения незаконных исправлений в документы	В случае попытки снять пленку в целях внесения изменений в бланк, она расслаивается, портится и не может быть удалена бесследно

С какого года ее используют?

Впервые планы по внедрению защитных наклеек на документы по трудоустройству граждан были официально озвучены в 2007 году. Однако новая трудовая книжка с голограммой появилась только с начала 2008 года.

В продаже можно встретить образцы документов как с вложенными наклейками, так и без них. Такая ситуация до сих пор вводит в недоумение работодателей: нужно ли приобретать бланки с защитными элементами или можно обойтись без них.

Информацию о том, как оформляется прием на работу бывшего госслужащего, вы найдете тут.

Обязательна или нет?

Несмотря на достаточно долгий период с момента появления голограммы, необходимость ее использования не утверждена в российском законодательстве.

Официальные разъяснения изготовителя таких наклеек ФГУП «Гознак» носят лишь информационный характер. Поэтому защита бланков трудовых книжек и внесенных туда сведений не является обязательной.

Решение об использовании наклеек полностью зависит от усмотрения работодателя. Трудовые книжки установленного образца действительны как с вклеенными голограммами, так и без нанесения таких элементов.

Как и куда клеится голограмма в трудовой книжке?

Законодательством не определены точные страницы и поля для приклеивания голограмм, а также правила их нанесения. При этом в местах продаж бланков трудовых книжек с защитными пленками выдаются рекомендации по их использованию.

В случае несоблюдения правил и некорректного нанесения голограммы нельзя пытаться ее поправить или переклеить.

При этих попытках особая наклейка портится:

часть слоев рвется и расслаивается;
размываются элементы рисунка.

При возникновении таких ситуаций может потребоваться замена трудовой книжки сотруднику.

Как внести исправление в трудовую книжку? Читайте в этой статье.

Как проводится проверка персонала при приеме на работу? Смотрите тут.

Общие правила

При применении голограмм в кадровом делопроизводстве важно руководствоваться четырьмя правилами:

Наклеить голограмму может только работодатель. После оформления бланка.
Голограмма подлежит нанесению на первую (титульную) страницу трудовой книжки или вкладыша к ней. Наклейка защищает подлинность следующих неизменяемых элементов:подпись работника, которому принадлежит документ; отметки специалиста кадровой службы, оформившего трудовую книжку; номер выданного документа или вкладыша к нему; печать организации, в которую был трудоустроен сотрудник; прочие идентификационные данные по специалисту на усмотрение работодателя.
Необходимо проверить место, куда клеится голограмма в трудовой книжке. Специальные пленки должны наноситься точно на защищаемые объекты: важно не приклеить голограмму в некорректном положении (например, вверх ногами); нежелательно наличие наклеек, которые нанесены неровно или имеют складки.
Полупрозрачная пленка может быть использована однократно. Любые действия с защитной наклейкой после нанесения будут хорошо заметны и фактически сделают недействительной трудовую книжку сотрудника. Поэтому если защитная пленка порвалась или была смята до нанесения в трудовую книжку, не следует ее использовать. Лучше взять новый экземпляр, чем переоформлять трудовую книжку.

Места, куда можно наклеить голограмму:

Стрелками обозначены возможные места наклеивания

Образец

Голограмма для защиты бланка и сведений трудовой книжки представляет собой круглую полупрозрачную наклейку серебристого цвета, на которой изображен двуглавый орел.

Диаметр защитных знаков составляет около 2 см. К каждому бланку прикладывается до 6 таких элементов.

Где можно получить наклейку?

Голограммы не продаются отдельно от трудовых книжек, а лишь являются дополнением к ним.

Поэтому единственным способом получения таких защитных наклеек является покупка новых бланков в специализированных организациях.

Трудовые книжки и голограммы относятся к защищенным видам полиграфической продукции и изготавливаются только в типографиях ФГУП «Гознак».

Реализация бланков с клеящимися пленками разрешена следующим организациям:

имеющим действующие договоры с объединением «Гознак» или его официальными посредниками;
с правом работы с защищенной полиграфической продукцией и бланками строгой отчетности.

Для того чтобы не ошибиться с выбором поставщика трудовых книжек с голограммами, следует зайти на официальный сайт ФГУП «Гознак» в раздел «Порядок обеспечения бланками трудовой книжки» и уточнить контакты непосредственных распространителей такой продукции.

Их представители, в свою очередь, могут предоставить информацию по местам розничных и мелкооптовых продаж бланков во всех крупных городах страны.

Несмотря на малую распространенность и отсутствие официальных оснований, полупрозрачные наклейки продолжают использоваться кадровыми службами. Однако до однозначного законного решения вопроса, должна ли быть голограмма в трудовой книжке, будущее такого средства защиты данных остается неопределенным.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:
Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Голограмма гарантирует подлинность бланка трудовой книжки и защищает документ от внесения незаконных изменений. Рассмотрим, куда клеить в трудовой книжке голограмму.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Специально для кадровиков мы подготовили образцы документов и справочники, которые обязательно потребуются при оформлении трудовых отношений с работниками:

Программа БухСофт автоматически формирует трудовой договор с учетом всех изменений законодательства. В нем будет учтена специфика работы любого сотрудника. Договор полностью соответствует требованиям Роструда. Вы можете скачать и распечатать документ в 3 клика. Попробовать бесплатно:

Что такое голограмма?

Трудовые книжки печатает “Гознак”. Они являются персональным документом физических лиц, подтверждают их трудовой стаж и содержат:

информацию о физическом лице;
периодах его трудоустройства у конкретного работодателя;
выполняемых трудовых функциях;
переводах на другие места;
наградах за трудовые отличия;
увольнениях с перечислением оснований;
о дисциплинарных взысканиях (только в случаях, когда они являются увольнениями).

Все указанные выше сведения заполняет работодатель.

Образец заполнения трудовой книжки

Голограмма на трудовой книжке — это круглая прозрачная наклейка серебристого цвета диаметром 2 сантиметра. На ней изображен герб России, который при наклоне к свету под определенным углом меняется на буквы «РФ».

Функции голограммы на трудовой книжке

Голограмма разрушается при попытке отклеивания. Снять наклейку незаметно невозможно. Фрагменты нижнего слоя останутся на бланке и будут заметны невооруженным глазом.

Подлинность бланка трудовой книжки. Голограммы производит только Гознак и распространяет их через лицензированные организации. Нелицензированные фирмы делать это не вправе.

На сайте Гознака есть перечень организаций, которые официально занимаются реализацией бланков трудовых книжек.

Предотвращает незаконное исправление и внесение незаконных изменений. Следы удаления голограммы будут заметны.

Где получить голограммы?

Получить или отдельно приобрести голограммы на трудовые книжки нельзя. С 2008 года их вкладывает в бланки Гознак. Комплект — шесть штук.

Работодатели возвращают комплект голограмм вместе трудовой книжкой своим сотрудникам при переходе их на новое место работы.

Обязательно ли использовать?

Правила заполнения трудовых книжек (утв. пост. Правительства от 16.04.03 № 225, пост. Минтруда от 10.10.03 № 69) не содержат обязанности применения голограмм. Есть только рекомендации по наклеиванию от Гознака в письме от 27.01.2008 № 30.1/6178.

Работодатель сам принимает решение об использовании.

Трудовые книжки без голограмм не считаются недействительными. По юридической силе они равнозначны книжкам с голограммами.

Куда клеится голограмма в трудовой книжке

Работодатель сам определяет место, куда в трудовой книжке клеится голограмма. На практике кадровики исходят из защитной функции наклейки. Поэтому ее ставят в той части титульного листа, которой требуется максимальная защита:

номер и серия трудовой книжки;
подпись работника-владельца;
печать работодателя, который оформлял трудовую;
подпись должностного лица, которое заполняло титульный лист.

Голограмму в трудовую книжку нужно клеить прямо. Герб не должен смотреть вбок или быть приклеен вверх ногами.

Но если голограмма приклеена неровно, не нужно пытаться ее оторвать и переклеить. Такие действия нанесут ущерб трудовой книжке.

Куда приклеить голограмму в трудовой книжке см. на рисунке ниже.

Чем полезна и опасна голограмма на трудовой книжке?

Использование голограммы законом не урегулировано. Поэтому работодателю следует учесть все плюсы и минусы ее применения. Рассмотрим их в таблице 1.

Таблица 1. Плюсы и минусы использования голограмм в трудовой книжке

Дают дополнительную гарантию подлинности бланка трудовой книжки

Нет учета. У недобросовестных лиц возникает возможность применения неучтенных голограмм на поддельных книжках

Предотвращают незаконное исправление и внесение незаконных изменений в бланк трудовой

Наклеивание вызывает трудности. Неосторожное наклеивание может привести к порче бланка трудовой, например, появление складки на листе

Голограмму наклеивают так, чтобы она не перекрывала запись, а лишь задевала ее часть. Но свободное место на титульном листе впоследствии может понадобиться для внесения законных исправлений. Снимать голограмму нельзя или вносить записи поверх нее нельзя

Законодательство не регулирует правила использования. При появлении этих норм возможно несоответствие старых голограмм. это создаст работодателям дополнительные сложности

Недобросовестные работники и работодатели могут вносить ложные сведения и затем защищать их голограммой.