Содержание
При организации нового или переоборудовании имеющегося офиса всегда возникают вопросы: как наиболее оптимально использовать пространство, как добиться максимально эффективной работы сотрудников и уменьшить затраты на содержание офиса. Ответом на эти вопросы станет правильное зонирование офисного пространства.
Современный офис – это не просто здание, разделенное на этажи, холлы, комнаты, кабинеты. Это сложная инфраструктура, где все предельно функционально и продуманно. Где все, в том числе обустройство офисных зон и подбор мебели, – способ достижения целей компании. Правильное зонирование заключается в привязке функциональной структуры офиса к архитектуре конкретного здания.
Конечно, если офис расположен в арендованном помещении, не подлежащем перепланировке, приходится исходить из данности. Но в нем можно так же рационально и грамотно организовать пространство, как и в офисном здании класса А, которое дизайнеры «вели» с начального этапа строительства. Главное – руководствоваться советами специалистов.
Мнение эксперта:
Борис Шахт, директор компании «Orgspace Consulting»
Факт: если сотрудник тратит 20 минут в день на путешествия от своего рабочего места до шкафа и обратно, то это означает, что за год на одно только хождение уйдет 82 часа или две полные рабочие недели. А ведь это время можно использовать для полезной работы, если правильно зонировать офис.
Основой грамотного зонирования служит создание модели, описание того, как офис должен и будет работать. Лишь после этого можно искать мебельные решения и делать дизайн-проект.
Мебель в офисе – это не только предмет обстановки, это в первую очередь инструмент для организации деятельности сотрудников. Оценивая проект офиса, надо видеть не то, где и как будет располагаться мебель, а то, как будут происходить те или иные процессы и как при этом будут работать люди.
Как осуществлять зонирование нового офиса?
Когда речь идет о новом офисе, мы сначала делаем предарендный анализ. Это одно из направлений зонирования, которое дает возможность «увидеть» и оценить, насколько эффективно создавать офис в данном помещении, какие подразделения целесообразно здесь организовать, сколько рабочих мест того или иного типа можно в нем рационально разместить.
В результате мы получаем планировочную концепцию будущего офиса: распределение зон и их параметры, типы и конфигурации рабочих мест. Эти данные помогут решить вопрос – арендовать выбранное помещение или нет.
Что надо делать, когда компания планирует расширять или переоборудовать существующий офис?
Раз вы решили расширить существующий офис, этому наверняка есть причины, например, появление новых сотрудников или бизнес-процессов. Если при этом вы еще только думаете о дополнительном помещении, стоит сначала произвести оценку резервов имеющегося. В каждом офисе есть скрытый потенциал, и с помощью модернизации рабочего пространства можно повысить и эффективность труда сотрудников, и найти решения для более рационального использования площадей. Возможно, новые помещения не понадобятся, а сотрудники разместятся в существующем офисе после его частичного переоборудования.
Какими инструментами зонируют офис?
Если вы решили поменять структуру офиса, то лучше всего будет избегать стационарных ограждений и воспользоваться решениями Open Space на базе мобильных перегородок. Зонирование можно также осуществлять с помощью мебели, например шкафов. Самым удачным вариантом считаются решения, когда нет необходимости использовать специальные элементы, чтобы, скажем, отделить одну зону от другой. Так, если места сотрудников достаточно изолированы, то зону брифинга, расположенную рядом, отгораживать не нужно. Кроме этого, когда офисное пространство спроектировано правильно, то и проходы не потребуют дополнительных ограждений.
На «фронте»…
Любой офис обычно делится на две части: фронт-офис (front office) и бэк-офис (back office). Это деление не столько территориальное, сколько функциональное: каждая часть может состоять из нескольких помещений, расположенных в разных концах офиса.
Фронт-офис служит для представительских целей компании: здесь общаются с клиентами и партнерами, проводят публичные семинары и презентации. Зона ожидания чаще всего размещается в холле. Она оборудована стойкой ресепшн и мягкой офисной мебелью (презентабельными и стильными диванами для посетителей, креслами, уголками), журнальными столиками, стойками для информационно-презентационной продукции компании.
Переговорные комнаты комплектуются либо из самых аскетичных соображений: стол, стулья и никаких «раздражающих факторов», либо оборудуются по последнему слову техники и мебельной моды: столы самых разных форм и размеров, кресла или стулья любой жесткости и степени комфорта, сложная презентационная, проекционная, аудио- и видеотехника.
Без мягкой мебели, выдержанной в классическом стиле или стиле собственно кабинета руководителя, не обходится ни одна приемная. Традиционно в приемной же располагается рабочее место секретаря. Самым ответственным участком фронт-офиса с точки зрения подбора мебели считается кабинет руководства, который может быть оборудован как кабинетной мебелью бизнес-класса, так и президентскими комплектами самых разных конфигураций, вкусовых и дизайнерских предпочтений.
Наиболее престижной считается отделка из дорогих естественных материалов: природного камня и дерева. Не менее благородно выглядит покрытие современными декоративными материалами – его порой не отличить от натурального мрамора. А демократичный ламинат позволяет создавать любые, самые оригинальные и запоминающиеся интерьеры.
Но, кроме формирования имиджа, для компании не менее важна эффективность работы сотрудников и оптимальное использование площадей. Так, если в офисе часто проводят брифинги, переговоры или обучение, это не значит, что для каждого вида деятельности придется отводить отдельную зону и приобретать специальные столы и стулья – все эти мероприятия можно организовать в одном и том же помещении, снабдив его многофункциональной мебелью. Рассмотрим одно из решений для переговорной комнаты. Мобильная серия позволяет за две минуты сменить планировочное решение внутри переговорной комнаты и подготовить ее под нужный процесс: совещание, видеопрезентацию или командную работу. Благодаря специальным формам мобильных столов их можно соединять наподобие фигур в игре Tetris. Такие предметы помогают организовать специфические процессы, свойственные переговорам: сервировка стола, размещение проектора и многое другое.
…и в «тылу»
Деление офиса на определенные зоны не дань моде. Это рациональный подход, ведущий к оптимизации всех рабочих процессов, каждый из которых нацелен на повышение статуса компании и работоспособности ее персонала. Бэк-офис – основное рабочее пространство, скрытое от взглядов посетителей, а в некоторые помещения (например, в кассу) доступ ограничен даже для большинства служащих компании. Обстановка бэк-офиса, в отличие от фронт-офиса, должна производить хорошее впечатление именно на сотрудников, создавая условия как для сосредоточенной обработки документации, так и для творческой или командной работы.
Соотношение площадей фронт- и бэк-зоны во многом зависит от сферы деятельности компании и, как правило, равняется 3/5 или 2/5 соответственно. Для фирм, ориентированных на плотную работу с клиентами (для банков, риэлтерских, консалтинговых, страховых компаний), такое соотношение вполне справедливо, тогда как в дилинговых центрах или крупных бюро переводов превалирует площадь бэк-офиса.
Отделяя фронт-офис от бэк-офиса, особо экономные руководители решают, что для презентационных целей нужно выбирать дорогую и качественную мебель, а для собственного персонала, работающего в скрытых от посторонних глаз помещениях, – значительно скромнее и дешевле. Такие соображения неактуальны в наше время. Во-первых, потому, что мебель всех офисных зон просто обязана быть качественной, функциональной и эргономичной. А во-вторых – российские производители офисной мебели уже добились того, что при отличном качестве, функциональности и современном дизайне их продукция вполне доступна по цене.
Справедливости ради стоит отметить, что многие современные компании сознают значимость бэк-офиса и не экономят на обустройстве рабочих мест. Даже те, кто «до последнего» считал энтузиазм единственным двигателем карьеры, признали, что комфортные условия работы – действенный стимул для профессионального роста сотрудников. Особенно когда комфорт является следствием функциональности и эстетичности рабочего пространства.
Визуальное зонирование
Этот прием чаще используют дизайнеры жилых помещений, стремясь зрительно увеличить и разграничить небольшие площади современных квартир, особенно ванные комнаты и кухни. Но этот способ позволяет создавать и удачные офисные варианты.
Визуальное, или условное зонирование – это в какой-то мере альтернатива офисным перегородкам. Стеклянные перегородки, сохраняя офис прозрачным и территориально цельным, делят его функционально, в то время как с помощью визуального зонирования можно добиться мягкого, почти незаметного расслоения одной зоны на «подзоны». Этим способом стоит воспользоваться в ситуации, когда «делить» уже нечего. Представим, что сотрудник в своем кабинете должен работать с документами, вести телефонные переговоры, общаться с коллегами, принимать гостей, то есть выполнять «личную» и «общественную» работу. Можно покрасить стены кабинета в гармонирующие тона, например: две стены, образующие угол, в светло-бежевый цвет, а две другие стены – в светло-серый. Если обставить образовавшиеся условные части соответствующей мебелью, получатся «зона рабочего места» и «зона общения», каждая с подобающей атмосферой – своего рода фронт-офис и бэк-офис в одной комнате. Стены не обязательно делать разноцветными, иногда достаточно придать им разную фактуру: гладкую в рабочей зоне и матовую, шероховатую в зоне общения, где аквариум или декоративное растение придадут дизайну общую законченность.
Конечно, грамотно сделать визуальное зонирование помещения, не нарушив его целостности и выдержав дизайн в едином стиле, под силу только профессионалам. Однако в некоторых случаях это решение может стать самым успешным.
Что такое зонирование офиса? Это разделение помещения на функциональные зоны.
Зонирование современного офиса типа “open space” — визуальное разделение пространства на зоны с использованием различных видов материалов и отделки, мебели и аксессуаров.
Совет № 1. Грамотно “стираем границы”.
Для того, чтобы компания могла успешно развиваться — она должна быть гибкой. И это относится не только к менеджменту, но и к среде в которой она существует.
Отсутствие “барьеров” и возможность принятия быстрых решений с позиции организации офисного пространства предполагает отсутствие глухих перегородок и дверей. Их с легкостью заменят современные конструкции из стекла. Стеклянные перегородки для зонирования офиса помогут создать атмосферу открытости всех сотрудников.
Зонирование пространства с помощью стеклянных перегородок отлично подойдет для банков, IT-компаний, компаний в сфере маркетинга и консалтинга.
Дизайн-проект офиса начинается с анализа помещения. В его рамках производится точный замер площади помещения, изучение технической документации: схема расположения электропроводки, сетевых коммуникаций и т.д. Это дает базовую информацию для дизайнеров, конструкторов и строителей, чтобы рассчитать “потенциальные возможности” для реализации Ваших идей и желаний.
На этом этапе дизайнер должен получить информацию по стандартам оформления офиса: логотип Вашей компании, фирменные цвета, элементы дизайна, использующиеся в рекламе, особенности бренда и т.д.
Совет № 2. Делаем зоны не только функциональными, но и мобильными.
Если Вы считаете, что абсолютно всем компаниям и сотрудникам подходит “общее” пространство, Вы ошибаетесь. Иногда, решая профессиональные задачи, просто необходимо находится в собственной “скорлупе” — отдельном кабинете. Для каждого сотрудника сделать кабинет проблематично, а вот оформить офис с мини-кабинетами — легко!
Для этого можно использовать мобильные перегородки для зонирования личного пространства каждого из сотрудников. И Вы получаете закрытое функциональное место с необходимым оборудованием и техникой для работы, в то же самое время сотрудник с легкостью может общаться и быстро обмениваться информацией с коллегами без “похода” по коридору или “дозвона” по телефону.
При этом оформить мобильные перегородки для зонирования пространства в офисе Вы можете по своему усмотрению: стеклянные, с жалюзи, глухие из ЛДСП, с дополнительным освещением, с различными цветовыми решениями.
Совет № 3. Полагаемся не только на чувства, но и на цифры.
Безусловно, при обустройстве офиса необходимо учитывать пожелания сотрудников, но при этом не стоит забывать, что правильное зонировании пространства офиса влияет на общую эффективность работы сотрудников компании, а значит требует определенных “расчетов”.
К примеру, по статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. В данном случае планировать рабочие зоны офиса на основании только общего количества сотрудников не рационально. Альтернативным решением может стать создание специальной зоны с рабочими местами, оснащенными всеми необходимыми техническими средствами. Сотрудник, находясь в офисе может воспользоваться любым свободным местом именно в тот момент, когда это ему необходим, а документы и личные офисные принадлежности он может взять в индивидуальном мобильном ящике.
Еще один пример грамотного зонирования пространства с помощью “цифр”. Сотрудники проводят на совещаниях приблизительно 25% своего времени, руководители — до 75%. Эти данные необходимо учитывать при планирование количества и размеров зон для переговоров, совещаний, встреч и проведения семинаров и конференций. Ведь не сообщивший заранее о своем приезде клиент вряд ли захочет вести переговоры в коридоре или в рабочем “муравейнике”. На этот случай всегда должна быть возможность разместить его с комфортом для проведения деловых переговоров.
И последний, не менее важный совет — учитывайте потребности и особенности Вашего бизнеса при зонировании пространства в офисе! Каждый бизнес — уникален! Пусть Ваше офисное пространство помогает Вашим сотрудникам достигать намеченных целей!
Заказать дизайн-проект офиса с учетом правильного зонирования пространства Вы можете в компании АРТ-ЛАЙН.
Несомненно, первый фактор успеха компании — это качество товаров или предоставляемых услуг. Но не стоит забывать и о представительских нюансах — от того, как выглядит офис компании, также зависит впечатление, произведённое на партнёров и клиентов. Зонирование офиса поможет представить его в правильном свете, а также организовать рабочее пространство как можно рациональнее.
Что такое зонирование офиса
Это процесс распределения офисного пространства на функциональные зоны, чтобы:
- повысить производительность труда
- улучшить эмоциональное состояние сотрудников
- клиенты и партнёры были расположены принимать выгодные для вас решения.
Офис можно разделить на две большие зоны: фронт-офис и бэк-офис.
Фронт-офис
Представительскую нагрузку несёт на себе именно первая часть. Фронт-офис — это то, где проходят переговоры, встречи с клиентами, презентации, словом всё то публичное, что происходит в компании. Именно на фронт-офис возлагается презентационная функция — стоит тщательно проработать дизайн: учесть корпоративные цвета и символику, продумать элементы декора до мелочей, обставить помещения мебелью, подчёркивающей имидж компании. В эту зону входят холл, приёмная (ресепшн / комната ожидания), переговорная, кабинет руководителя.
Приёмная
Когда кто-либо заходит в офис, первым делом он попадает именно в приёмную, и ему здесь должно понравиться. Приёмная, которая произведёт хорошее впечатление на посетителя, призвана быть комфортной — если зоны ресепшн и ожидания продуманы правильно, то и атмосфера здесь располагающая.
Ресепшн — место приёма и координации посетителей, работы с корреспонденцией. Эта зона должно быть функциональной, удобной, запоминаемой, поэтому её эргономичность нужно продумывать очень тщательно. Однако сейчас разделение приёмной на холл, ресепшн и комнату ожидания достаточно условно, и в одном помещении, как правило, расположена стойка ресепшн, мягкая мебель для ожидания, шкафы или вешалки для верхней одежды.
Во время ожидания посетитель может ознакомиться с какими-то материалами для компании — так вы используете его время нахождения в приёмной с пользой для компании.
Переговорная
В переговорной, или как её иначе называют, зоне для переговоров, проходят закрытые совещания и открытые мероприятия (к примеру, презентации). В зависимости от масштаба деятельности компании продумывается и дизайн переговорной, ведь это может быть как небольшая комната для встречи с клиентами, так и большой зал для крупных мероприятий. В любом случае зону переговоров всегда желательно оформлять, используя символику и корпоративные цвета компании.
Для того, чтобы мероприятия не мешали рабочему процессу, выделяется отдельное помещение, в котором ставят длинный стол, стулья и медиаустройства для презентаций. Желательно выбирать мебель-трансформер, меняя расположение которой помещение получится использовать как для групповой работы, так и для индивидуального сосредоточения.
Для официальных переговоров всё же лучше выделить отдельную комнату, для внутренних неформальных совещаний подойдут неизолированные зоны.
Кабинет руководителя
В зависимости от того, насколько крупная компания продумывает себе офис, кабинет руководителя может быть просто отдельной комнатой, а может быть дополнен собственной приёмной.
Приёмная кабинета руководителя — это некая упрощённая вариация того, как продуман собственно кабинет. Стиль интерьера этих помещений должен совпадать, но приёмная оформляется немного сдержаннее, скромнее.
В приёмной — своё функциональное зонирование:
- зона помощника руководителя
- зона ожидания.
Зона ожидания здесь должна быть ещё более комфортной, чем подобная зона у ресепшн: удобные кресла и стулья, издания, отражающие профиль деятельности компании — так посетители будут настроены на деловой лад.
Кабинет руководителя — это сердце компании, центр офиса, который отражает всё то, что компания о себе хочет сказать. Не лишним будет доверить дизайн кабинета руководителя профессионалам — будет разработан индивидуальный проект с учётом всех ваших требований. Посетитель — будь то клиент или партнёр, — должен не просто оценить красоту интерьера, он должен почувствовать стабильность и благосостояние вашей компании. Для этого используются более дорогие, чем в других помещениях фронт-офиса, материалы для ремонта, техническое оснащение, мебель. В зависимости от масштаба компании в кабинете руководителя также можно выделить функциональные зоны:
- зона руководителя
- зона совещаний
- зона переговоров.
В первую очередь кабинет руководителя должен быть максимально удобен для самого начальника — ведь он там принимает важные решения, просматривает отчёты, строит планы. Всё это происходит в зоне руководителя. Её рекомендуется располагать по диагонали от входа в кабинет, чтобы посетитель входил в личное пространство руководителя постепенно.
Зона совещаний — это место, где руководитель собирает подчинённых для обсуждения каких-либо внутренних вопросов компании. Обычно её оформляют в виде длинного стола, стоящего перпендикулярно столу руководителя, и удобными стульями.
Зона переговоров — место встреч с партнёрами и важными клиентами. Здесь можно расположить мягкий диван, стол, цветы для большего комфорта. Если речь идёт о небольшой компании, такие встречи можно провести в переговорной.
Шкафы, сантехника, чайные принадлежности — то, что лучше спрятать от посторонних глаз.
Бэк-офис
Бэк-офис — это то, где происходят все рабочие процессы компании. К таким помещениям относят рабочее пространство, зоны отдыха, столовые, гардеробные, серверные, архивы и библиотеки, подсобные помещения.
Рабочее пространство
Зонирование офиса в рабочей зоне можно спроектировать по двум принципам: кабинетному и открытому.
Кабинетное зонирование рабочей зоны предполагает наличие изолированных помещений для каждого сотрудника (или группы сотрудников). В таком случае каждый отдельный кабинет соответствует определенному функциональному подразделению (техотдел, бухгалтерия и т.д.).
Зонирование офиса по открытому типу организации рабочего пространства (или опен-спейс) не предполагает стационарных стен в интерьере; возможно использование легких пластиковых или стеклянных перегородок, отделяющих одно подразделение от другого или одно рабочее место от остальных. Это удобно, так как отсутствие лишних коридоров и дверей экономит площадь офиса. Структурировать пространство также можно мебелью, однако её лучше разместить так, чтобы обеспечить работникам ощущение «закрытой спины» и хороший обзор рабочего места.
Зона отдыха
Чтобы хорошо работать, нужен качественный отдых. К тому же в зоне отдыха сотрудники не только расслабляются, но и обсуждают рабочие вопросы в неформальной спокойной обстановке. Даже если не получается выделить отдельный кабинет, такое место достаточно отгородить перегородкой, поставить небольшие диваны или удобные стулья и организовать правильное освещение. Расположить зону отдыха лучше на пересечении потоков движения в офисе, в оживлённом месте.
Оборудуя зону отдыха, воспринимайте её не как место для безделья во время рабочего дня, а как неформальный зал совещаний. Именно здесь самые сложные рабочие задачи могут быть рассмотрены под другим углом и найдут своё самое эффективное решение.
Перечень остальных помещений, входящих в бэк-офис — индивидуален для каждой компании, их продумывают в соответствии с функциональным назначением.
Продумать функциональные зоны офиса — непростая задача. Не запутаться в мелочах и учесть всё самое важное поможет опытный дизайнер. К примеру, мы писали о том, какой лучше выбрать пол для офиса и на что обратить внимание, продумывая в нём освещение. Выполнить задуманное в оговоренные сроки качественно поможет строительная компания.
Зонирование офиса — это важно. Оно помогает продумать эргономичность офиса, оптимизировать рабочие процессы, произвести лучшее впечатление на посетителей.
Фронт-офис должен быть максимально комфортен для клиентов и партнёров, бэк-офис продумывается так, чтобы было удобно работать сотрудникам. Заботиться о комфорте работников — обязательно! Не скупитесь на качественные материалы для отделки и хорошую мебель — уважая сотрудников, вы делаете весомый вклад в оптимизацию всех рабочих процессов.
